1. SCOPO

1.1.

Il presente regolamento (di seguito ‘Regolamento’) stabilisce le norme di funzionamento dell’organismo di monitoraggio (di seguito ‘OdM’ o ‘Organismo’) costituito, ai sensi dell’Articolo 41 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (di seguito ‘GDPR’), al fine di garantire il rispetto del ‘Codice di condotta per il trattamento dei dati personali in materia di informazioni commerciali’, adottato dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (di seguito ‘Autorità’ o ‘Garante’) con deliberazione del 12 giugno 2019 (di seguito ‘Codice di Condotta’), da parte di tutti i soggetti ad esso aderenti, siano essi associati o meno all’Associazione Nazionale tra le Imprese di Informazioni Commerciali e di Gestione del Credito (di seguito ‘ANCIC’).

1.2.

Il Regolamento è sottoposto all’approvazione dei componenti dell’Organismo in occasione della prima seduta successiva all’accreditamento dell’Organismo stesso da parte del Garante. L’OdM potrà apportare alle norme del presente Regolamento, a condizione che le stesse siano approvate a maggioranza, tutte le modifiche necessarie o comunque opportune a garantire l’aderenza del funzionamento dell’OdM al Codice di Condotta e alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, con particolare ma non limitato riferimento al provvedimento del 10 giugno 2020, mediante cui il Garante ha stabilito i requisiti di accreditamento degli organismi di monitoraggio ai sensi dell’Articolo 41 del GDPR (di seguito il ‘Provvedimento’).

2. COMPOSIZIONE DELL’ORGANISMO

2.1.

L’Organismo di monitoraggio del Codice di condotta si identifica in un organo collegiale ed è composto da cinque membri (di seguito ‘Componenti’), il cui incarico ha durata quinquennale, non rinnovabile.

2.2.

L’OdM agisce esternamente all’organizzazione di ANCIC, e qualunque altra organizzazione aderente al Codice di Condotta, garantendo l’assenza di collegamenti funzionali o gerarchici con la stessa o con qualunque soggetto aderente al Codice di Condotta, associato o meno ad ANCIC (di seguito ‘Fornitore aderente’), per l’intera durata del relativo mandato.

2.3.

I Componenti sono scelti tra i nomi proposti, su richiesta inviata dal Consiglio Direttivo di ANCIC (di seguito ‘Consiglio Direttivo’), da parte delle associazioni maggiormente rappresentative degli interessati a livello nazionale, ad eccezione di un solo Componente scelto da ANCIC tra le candidature avanzate dai Fornitori aderenti.

2.4.

Resta inteso che i Componenti devono possedere un adeguato livello di competenza per il corretto ed efficiente svolgimento dei propri compiti di controllo in relazione Codice di condotta, garantendo singolarmente o nel loro insieme un’approfondita conoscenza ed esperienza in materia di protezione dei dati personali, con particolare riferimento al settore delle informazioni commerciali, oltre che nello svolgimento di compiti di vigilanza e controllo.

2.5.

Ferma l’inderogabile esigenza di rispetto da parte di tutti i Componenti dell’OdM dei requisiti stabiliti all’Articolo 12, comma 3, del Codice di condotta, al fine di escludere ogni rischio di conflitto di interessi o di indebita interferenza, ingerenza o condizionamento, diretti o indiretti, nei lavori e nelle mansioni dell’Organismo, non potranno in nessun caso essere designati quali Componenti dello stesso coloro che:

i. intrattengano, o abbiano intrattenuto in passato, qualsiasi genere di rapporto di lavoro con ANCIC o con un qualunque Fornitore aderente;

ii. siano stati a qualunque titolo coinvolti nei lavori di redazione del Codice di Condotta;

iii. abbiano direttamente o indirettamente, nei cinque anni precedenti, anche attraverso società, enti o organismi di cui siano o siano stati soci o amministratori, o in cui siano titolari di partecipazioni azionarie di entità tale da permettere di esercitare una notevole influenza sulla società stessa, reso servizi o fornito prodotti di qualsiasi genere ad ANCIC o ad un qualunque Fornitore aderente o a società dallo stesso controllate, che possano compromettere l’imparzialità o l’indipendenza di tale soggetto nell’esercizio dei compiti di controllo previsti dal Codice di condotta;

iv. abbiano relazioni di parentela, coniugio o affinità entro il terzo grado con membri dell’Assemblea di ANCIC o con amministratori, soci, dirigenti e dipendenti di un qualsiasi Fornitore aderente (di seguito, nel complesso, i ‘Requisiti Aggiuntivi’).

2.6.

Contestualmente alla nomina dei Componenti dell’Organismo, il Consiglio Direttivo di ANCIC identifica, tra i nominativi proposti, anche la persona che assume la carica di Presidente dell’OdM, alla quale spettano funzioni di supervisione e di cura del coordinamento e dell’organizzazione delle attività da svolgere in esecuzione dei compiti assegnati dal Codice di condotta. Il Presidente dovrà garantire e mantenere per l’intera durata della propria carica, al pari di ogni altro Componente, il possesso di tutte le prerogative stabilite all’Articolo 12, comma 3, del Codice di condotta, oltre che di tutti i Requisiti aggiuntivi.

2.7.

L’OdM nel suo complesso ed ogni suo singolo Componente devono assolvere ai propri compiti in piena indipendenza e con totale imparzialità, garantendo per l’intero mandato la massima trasparenza del proprio operato, secondo quanto disposto nel presente Regolamento.

2.8.

Le consultazioni per il rinnovo dell’Organismo, alla naturale scadenza dello stesso, devono essere avviate dal Consiglio Direttivo di ANCIC mediante richiesta scritta ai sensi del precedente Articolo 2.2, con almeno cinque mesi di anticipo rispetto alla data di cessazione del mandato, così da poter tempestivamente chiedere al Garante il rinnovo dell’accreditamento entro i tre mesi stabiliti dal Provvedimento.

2.9.

In caso di decadenza o cessazione della carica di uno o più Componenti, per qualsiasi ragione, nel corso della naturale durata del proprio mandato, le consultazioni e la conseguente raccolta delle proposte ai sensi dell’Articolo 2.2 dovranno durare almeno sessanta giorni, ma non più di novanta. Nel corso di tale termine, a condizione della permanenza di almeno tre Componenti, l’OdM dovrà continuare a svolgere tutti i propri compiti, fermo restando che, in ipotesi di parità dei voti dei Componenti, quello del Presidente sarà ritenuto prevalente.

2.10.

L’Organismo può proporre in ogni momento al Garante, a maggioranza dei propri Componenti, la revoca di uno o più dei propri Componenti per giusta causa, nei seguenti casi:

i. una grave e ripetuta negligenza nell’assolvimento dei compiti connessi all’incarico ricevuto;

ii. il venir meno di anche uno solo dei requisiti prescritti dal Codice di condotta o dei Requisiti aggiuntivi;

iii. qualsiasi circostanza che possa pregiudicare, direttamente o indirettamente, l’autonomia e/o l’indipendenza del Componente.

2.11.

Al di fuori delle predette ipotesi, la cessazione dall’incarico può avvenire:

i. a seguito di rinuncia da parte del Componente, previa motivata comunicazione da inviarsi al Consiglio Direttivo e al Garante, oltre che per conoscenza agli altri Componenti, a mezzo raccomandata a/r, con almeno trenta giorni di preavviso;

ii. per decisione del Garante o dello stesso Componente interessato, qualora venga meno per quest’ultimo anche uno solo dei requisiti stabiliti dal Codice di condotta o dei Requisiti aggiuntivi.

3. CONFLITTI DI INTERESSI

3.1.

Ai fini del presente Regolamento, per ‘conflitto di interessi’ deve intendersi qualsiasi circostanza di fatto o di diritto in ragione della quale un interesse privato di un Componente possa interferire, direttamente o indirettamente, con il corretto ed imparziale svolgimento dell’incarico conferito a quest’ultimo e, più in generale, delle attività di controllo demandate all’OdM ai sensi del Codice di condotta. Si configurano pertanto situazioni di conflitto di interesse, a titolo meramente esemplificativo, ogniqualvolta un Componente vanti interessi economici, personali o professionali idonei a dar luogo a qualsiasi forma di interferenza o condizionamento nello svolgimento del proprio incarico, da parte di quest’ultimo, in piena autonomia e indipendenza.

3.2.

Fermo restando l’obbligo di trasparenza ed il rispetto dei Requisiti aggiuntivi, all’atto dell’assegnazione dell’incarico ciascun Componente dell’Organismo deve dichiarare per iscritto, ai sensi dell’Articolo 47 del Decreto del Presidente della Repubblica 445/2000, l’assenza di qualsiasi conflitto d’interessi, garantendo la propria indipendenza ed imparzialità ed informando il Consiglio Direttivo riguardo a qualsiasi circostanza in grado di configurare o comunque determinare un conflitto di interessi, sia esso reale o potenziale. A tal fine, il Componente dovrà altresì dichiarare che nessun proprio parente o affine entro il terzo grado, né coniuge o convivente, versi in alcuna delle condizioni di cui al precedente Articolo 2.5.

3.3.

Nell’ipotesi in cui, nel corso dello svolgimento del proprio mandato, emergano situazioni di conflitto di interesse che non siano state precedentemente dichiarate nei modi stabiliti dal precedente Articolo 3.2, il Componente interessato deve darne informazione al Consiglio Direttivo di ANCIC senza alcun ritardo e comunque non oltre quarantotto ore successive alla conoscenza dei fatti rilevanti.

3.4.

In qualunque situazione di acclarato conflitto di interessi, anche solo potenziale, il Componente cui è riferito è obbligato ad astenersi dal prendere parte a qualsiasi processo decisionale e dal compiere qualsivoglia attività in seno all’OdM per cui rilevi il conflitto di interessi che lo vede coinvolto.

3.5.

L’OdM predispone ed aggiorna con cura un registro in cui riportare le situazioni in cui sia stato notificato, sollevato o anche solo eccepito un conflitto di interessi, dandone una descrizione dettagliata ed illustrando le decisioni assunte a riguardo ai sensi dei precedenti Articoli 3.4 e 3.5.

4. FINANZIAMENTO DELL’ORGANISMO

4.1.

Ciascun Fornitore aderente al Codice di condotta è obbligato a pagare la propria quota annua di finanziamento dell’Organismo, stabilita secondo le seguenti fasce:

i. 1 – 50 dipendenti: Euro 1.250,00;

ii. 50 – 100 dipendenti: Euro 5.000,00;

iii. 100 – 200 dipendenti: Euro 8.000,00;

iv. oltre 200 dipendenti: Euro 20.000,00.

4.2.

Le quote sono versate, in misura pari al 70% degli importi di cui al punto 4.1 al momento dell’adesione al Codice di Condotta e quanto al restante 30%, trascorsi 6 (sei) mesi dall’adesione, dal Fornitore aderente direttamente su un apposito conto corrente, gestito esclusivamente dall’OdM e specificamente riservato ai finanziamenti dell’Organismo ai sensi del presente Articolo 4.

4.3.

L’OdM rilascia a ciascun Fornitore in regola con i pagamenti un apposito sigillo che il Fornitore dovrà esporre sul proprio sito Internet. L’uso del sigillo è temporaneamente sospeso dall’OdM a seguito di mancato pagamento.

4.4.

In caso di ritardo nel pagamento della quota trimestrale dovuta secondo gli importi sopra stabiliti, il Consiglio Direttivo, su segnalazione dell’Organismo, invia al Fornitore aderente una nota scritta per chiedere l’adempimento del proprio obbligo entro 30 giorni dalla data di invio della richiesta stessa. In caso di inadempimento nel termine previsto, l’OdM può sancire la temporanea sospensione dell’adesione del fornitore inadempiente al Codice di condotta, concedendo un ulteriore termine non superiore a sessanta giorni, alla scadenza del quale, in ipotesi di prolungato mancato adempimento, l’Organismo può stabilire la revoca dell’adesione del fornitore al Codice di condotta.

4.5.

A seguito della cessazione dell’adesione al Codice, per qualsiasi ragione, da parte di un Fornitore aderente rientrante in una fascia di contribuzione annuale all’OdM superiore a 5.000,00 Euro, i Fornitori aderenti possono, sentito l’Organismo, stabilire l’applicazione, temporanea o meno, di una rimodulazione delle somme dovute in base alle fasce di cui al precedente Articolo 4.1.

4.6.

Ogni spesa sostenuta o compenso maturato dall’OdM o da suoi singoli Componenti in esecuzione delle proprie mansioni, o comunque in ragione dell’esercizio delle proprie funzioni ai sensi del Codice di condotta, deve essere debitamente rendicontata per iscritto, nei modi di cui al successivo Articolo 5.3. Oltre che per finalità di controllo contabile e finanziario, la rendicontazione è necessaria per permettere ai Fornitori aderenti di valutare, su base annuale, l’idoneità o meno degli importi di cui al precedente Articolo 4.1.

4.7.

Su istanza di almeno un terzo dei Fornitori aderenti, purché in regola con i pagamenti delle quote, l’OdM deve formulare, tenuto conto dei risultati della rendicontazione dei dodici mesi precedenti alla presentazione dell’istanza, una nuova proposta di fasce ed importi sostitutiva di quelli stabiliti all’Articolo 4.1.

4.8.

Deve considerarsi inderogabilmente vietato l’utilizzo dei finanziamenti ricevuti ai sensi del presente Articolo 4, da parte dell’Organismo e dei suoi Componenti, per finalità diverse dall’assolvimento dei compiti di controllo e monitoraggio stabiliti ai sensi del Codice di condotta.

4.9.

Ciascun Componente è tenuto a segnalare senza ritardo al Consiglio Direttivo di ANCIC, non appena ne venga a conoscenza, il ricevimento di somme, personalmente o sul conto corrente dell’OdM, versate da parte di un Fornitore aderente in aggiunta alle quote dovute secondo quanto stabilito dal presente Regolamento. Entro tre giorni dal ricevimento di tale segnalazione, il Consiglio Direttivo ne informa il Fornitore aderente, affinché lo stesso possa produrre i necessari chiarimenti, in assenza dei quali l’OdM potrà decidere di applicare a quest’ultimo, tenendo conto della gravità della violazione eventualmente riscontrata, una o più delle misure di cui all’Articolo 12.8 del Codice di condotta.

5. ORGANIZZAZIONE DELL’ORGANISMO

5.1.

Per consentire la piena e più efficiente operatività dell’OdM, l’Unione Confcommercio-Imprese per l’Italia Milano, Lodi, Monza e Brianza mette a disposizione dell’Organismo stesso i propri locali, strumenti e personale della sede di Milano (di seguito ‘Unione Confcommercio’), affinché attraverso di essi possano essere adeguatamente svolti tutti i compiti di segreteria e contabili/amministrativi dell’OdM, per una gestione in linea con le direttive di funzionamento dallo stesso impartite.

5.2.

Un funzionario di Unione Confcommercio di Milano svolgerà la funzione di Segretario Generale dell’OdM, coordinando anche in accordo con il Presidente tutte le attività dell’Organismo, informandone il Segretario Generale di ANCIC e provvedendo ad ogni attività materiale, quale a titolo esemplificativo e non esaustivo: organizzare riunioni periodiche dei componenti l’OdM (esecuzione delle convocazioni, predisposizione dei documenti, prenotazione sala, coordinamento dei viaggi dei Componenti e gestione rimborsi); creare, mantenere ed aggiornare il sito internet di cui all’Articolo 10.2 e l’indirizzo di posta elettronica certificata dell’OdM; coordinare l’attività del Presidente dell’OdM, anche in connessione con i consulenti che di volta in volta potranno essere coinvolti nei limiti consentiti dal successivo Articolo 6); gestire le formalità connesse all’adesione al Codice di Condotta da parte di fornitori di servizi di informazione commerciale non associati ad ANCIC; raccogliere dai fornitori ed inviare ai Componenti la documentazione necessaria per verificare il possesso dei requisiti da parte di fornitori che presentino formale richiesta di adesione al Codice di condotta; svolgere le attività di rendicontazione di cui al precedente Articolo 4.6; coordinare, anche con il supporto di fornitori esterni, le verifiche e le ispezioni che l’OdM deciderà di effettuare nei confronti di Fornitori aderenti; gestire le formalità connesse alle procedure di cui all’Articolo 10).

5.3.

La Direzione Amministrativa di Unione Confcommercio creerà un apposito conto corrente gestito dall’OdM secondo quanto stabilito dall’Articolo 4.2 e gestirà la rendicontazione delle quote di partecipazione versate dai Fornitori aderenti, oltre a quella relativa alle spese sostenute o compenso maturato dall’OdM, dai suoi componenti e dai collaboratori e fornitori di servizi esterni, provvedendo alla relativa liquidazione.

6. INCARICHI A FORNITORI ESTERNI

6.1.

L’Organismo può a propria esclusiva discrezione, senza che a ciò possa opporsi né ANCIC né alcun Fornitore aderente, delegare a terzi fornitori di servizi lo svolgimento di specifiche attività di controllo e monitoraggio, ad eccezione di quelle che presuppongono o determinano l’esercizio di poteri decisionali, da considerarsi non delegabili, senza eccezione alcuna.

6.2.

L’eventuale affidamento di incarichi a collaboratori o fornitori esterni di servizi implica il previo accertamento da parte dell’OdM, a seguito di attente verifiche, del possesso da parte del personale coinvolto dell’esperienza e dell’affidabilità richieste per eseguire con puntualità e competenza le attività delegate, nel rispetto dei principi sanciti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali e del Codice di condotta.

6.3.

Tutti i collaboratori o fornitori esterni cui l’OdM intenda affidare una o più attività di controllo devono assumere obblighi di indipendenza ed imparzialità, trasparenza operativa, assenza di conflitti di interesse e garantire esperienza e dimestichezza in materia di informazioni commerciali, con particolare riguardo ai profili di protezione dei dati personali. Oltre a ciò, ciascun eventuale collaboratore o fornitore esterno deve assicurare la massima riservatezza riguardo alle notizie e alle informazioni di cui venga a conoscenza nel corso dell’esecuzione dell’incarico affidatogli dall’Organismo.

6.4.

L’OdM predispone e mantiene costantemente aggiornata, anche con il supporto degli stessi soggetti affidatari di incarichi, una lista contenente il nominativo di ogni persona coinvolta nell’esecuzione delle relative attività, sia quando la stessa agisca singolarmente (a titolo puramente esemplificativo, consulenti esterni e liberi professionisti), sia quando operi all’interno di uno staff più ampio (sempre a titolo meramente illustrativo, società di consulenza o revisione contabile). Tale lista sarà resa pubblica e liberamente accessibile a chiunque ne abbia ragionevole interesse.

6.5.

Ogni fornitore di servizi o collaboratore esterno cui venga affidata dall’Organismo l’esecuzione di una o più attività di controllo connesse al Codice di condotta è tenuto a fornire all’OdM, alla fine di ogni semestre un resoconto scritto di tutte le operazioni svolte.

6.6.

Resta inteso che l’OdM, mantenendo la responsabilità di ogni decisione connessa alle attività di controllo svolte ai sensi del Codice di condotta, risponde direttamente in caso di inadempimento degli obblighi e dei requisiti applicabili da parte dei collaboratori e dei fornitori esterni.

7. CONVOCAZIONE, VOTO E DELIBERE DELL’ORGANISMO

7.1.

L’Organismo si riunisce almeno ogni tre mesi e, comunque, ogniqualvolta lo richiedano le concrete esigenze connesse allo svolgimento delle attività ad esso conferite ai sensi del Codice di condotta.

7.2.

L’OdM può riunirsi su iniziativa del Presidente, su richiesta di un altro Componente dell’Organismo, o su eventuale richiesta del Consiglio Direttivo di ANCIC.

7.3.

L’avviso di convocazione può essere inviato utilizzando qualsiasi mezzo di comunicazione, anche informatico e telematico dal quale si consti l’avvenuta ricezione della notizia, almeno tre giorni prima della data della riunione, contenendo, preferibilmente, il relativo ordine del giorno.

7.4.

In caso di motivata urgenza, l’avviso di convocazione può essere inviato dal Presidente o da un membro dell’OdM, con un preavviso minimo di ventiquattro ore.

7.5.

Le riunioni dell’Organismo, in ogni caso, sono valide con la presenza della maggioranza dei suoi Componenti e sono coordinate dal Presidente, il quale ha la facoltà di designare un segretario. In caso di assenza del Presidente, la riunione sarà presieduta dal Componente più anziano. Sono delegabili ai Componenti dell’OdM, a mezzo delibera, specifiche attività.

7.6.

Ogni Componente ha diritto ad un singolo voto. Le decisioni sono adottate a maggioranza degli aventi diritto al voto presenti. In caso di impossibilità di raggiungere una deliberazione per parità di voti, fermo quanto stabilito all’Articolo 2.9, la decisione spetta al Presidente.

7.7.

Le materie e gli argomenti discussi, il testo delle deliberazioni messe in votazione, nonché l’esito delle stesse devono risultare da un verbale redatto dal Segretario o da un Componente dell’OdM e firmato dal Presidente. Ogni verbale viene sottoposto all’esame dell’Organismo, per eventuali osservazioni, nel corso della prima riunione successiva a quella a cui si riferisce, prima di essere inserito in apposito libro conservato a cura dell’OdM e messo a disposizione di chiunque ne abbia comprovato interesse.

7.8.

Alle riunioni dell’Organismo possono partecipare, con funzione meramente informativa e consultiva, altri soggetti che possano avere rilevanza con l’ordine del giorno della riunione, qualora espressamente invitati dall’OdM.

8. PROCEDURE DI CONTROLLO E POTERI DELL’ORGANISMO

8.1.

L’associazione ad ANCIC comporta e sottintende, per qualsiasi fornitore di servizi di informazione commerciale, la necessaria adesione al Codice di condotta e, di conseguenza, la previa positiva verifica da parte dell’OdM dell’esistenza dei requisiti in esso stabiliti a tal fine.

8.2.

Entro e non oltre trenta giorni dall’inoltro, da parte del Presidente di ANCIC, della richiesta di adesione di un fornitore di servizi di informazione commerciale e della documentazione a corredo, ai sensi dell’Articolo 13, comma 1, del Codice di condotta, l’OdM deve procedere alla verifica dell’esistenza di eventuali cause ostative all’adesione del fornitore richiedente, anche in riferimento agli obblighi di contribuzione di cui al precedente Articolo 4, comunicandone gli esiti per iscritto al Consiglio Direttivo di ANCIC.

8.3.

L’eventuale mancata accettazione della domanda di adesione regolarmente presentata da un fornitore di servizi di informazione commerciale deve essere motivata da parte dell’OdM, restando inteso che tale diniego non preclude il successivo rinnovo della domanda da parte del medesimo fornitore che, in tal caso, dovrà allegare anche una breve nota che illustri le misure adottate per rimuovere le circostanze che avevano determinato il precedente rifiuto.

8.4.

Un elenco aggiornato di tutti i Fornitori Aderenti al Codice di condotta deve essere reso disponibile sul sito web dell’OdM e la positiva conclusione delle procedure di adesione da parte di un nuovo fornitore deve essere notificata al Garante entro 5 giorni dal relativo termine.

8.5.

Al netto di controlli saltuari richiesti o comunque avviati in ragione di circostanze specifiche più contingenti (a titolo meramente esemplificativo, la rilevazione di una o più violazioni della normativa applicabile, o il ricevimento di un consistente numero di reclami), l’OdM deve verificare il rispetto degli obblighi e la piena conformità ai requisiti stabiliti dal Codice di condotta da parte di ciascun Fornitore aderente.

8.6.

Le verifiche demandate all’OdM possono essere eseguite, anche in ragione dei profili che l’Organismo intende di volta in volta appurare, mediante gli strumenti di controllo che quest’ultimo ritiene più idonei al raggiungimento degli obiettivi identificati. All’Organismo sono pertanto riconosciuti tutti i poteri ispettivi e di controllo necessari ad assicurare una puntuale ed efficiente vigilanza sull’osservanza del Codice di condotta, tra cui a titolo esemplificativo, fermo quanto stabilito all’Articolo 6.1:

– svolgere audit ed effettuare, anche a sorpresa, tutte le verifiche e le ispezioni ritenute opportune ai fini del corretto espletamento dei propri compiti, sia direttamente nei locali aziendali del Fornitore aderente che da remoto;

– avere libero accesso presso tutte le funzioni, gli archivi, i documenti, infrastrutture ed impianti del Fornitore aderente, senza alcun consenso preventivo o necessità di autorizzazione, al fine di ottenere ogni informazione, dato o documento ritenuto necessario;

– disporre, ove occorra, l’audizione di dipendenti, amministratori e dirigenti di un Fornitore aderente, al fine di raccogliere informazioni o chiarimenti utili, concordando preventivamente gli impegni, sempre che non vi ostino ragioni d’urgenza;

– inviare richieste di informazione e di chiarimento e chiedere la compilazione di appositi questionari.

8.7.

Tali attività di monitoraggio avranno ad oggetto l’accertamento della piena conformità del Fornitore aderente a tutte le prescrizioni del Codice di condotta.

8.8.

I Fornitori aderenti sono tenuti a prestare la massima collaborazione nei confronti dell’OdM ai fini del proficuo svolgimento di tutte le attività di controllo di cui al presente Articolo 8. L’eventuale mancato adempimento di tale obbligo deve essere valutato da parte dell’Organismo, insieme ad ogni altro elemento utile, in sede di verifica del rispetto del Codice di condotta da parte del Fornitore aderente interessato.

8.9.

Tutte le attività di monitoraggio e controllo svolte da parte dell’OdM devono essere documentate in apposito verbale da inviarsi al Fornitore aderente coinvolto, a cura dell’Organismo stesso, entro dieci giorni dalla chiusura delle relative operazioni. Gli addebiti eventualmente mossi nei confronti del Fornitore aderente devono essere debitamente motivati e circostanziati in una nota di accompagnamento al verbale, così che quest’ultimo possa, nei quindici giorni lavorativi successivi, fornire chiarimenti a riguardo e presentare le proprie memorie difensive. Qualora l’Organismo, sulla base degli elementi acquisiti, ritenga di poter valutare compiutamente la questione, deve adottare la propria decisione entro sessanta giorni lavorativi successivi. In caso contrario, l’OdM può richiedere a quest’ultimo di fornire ulteriori chiarimenti o documenti, raccogliendo in ogni caso tutti gli elementi necessari alla definizione della questione, che non può comunque avvenire oltre novanta giorni lavorativi successivi alla conclusione delle attività di controllo.

8.10.

All’esito della procedura qui sopra disciplinata, l’OdM può stabilire di applicare al Fornitore aderente, motivando adeguatamente la decisione, tenuto conto della gravità della violazione eventualmente riscontrata, una o più delle seguenti misure;

a. un richiamo formale indirizzato esclusivamente al Fornitore aderente;

b. un richiamo da pubblicarsi in apposita sezione del sito di ANCIC;

c. la sospensione temporanea della sua adesione al Codice di condotta;

d. la revoca della sua adesione al Codice di condotta.

8.11.

Le decisioni mediante cui vengano applicate, a seguito di attività di controllo ai sensi del presente Articolo 8 o della definizione di procedure di reclamo ai sensi dell’Articolo 10, misure di sospensione temporanea o di revoca dell’adesione del Fornitore aderente al Codice di condotta, devono essere trasmesse al Garante, da parte dell’OdM, entro tre giorni dalla loro adozione.

9. OBBLIGHI DEI COMPONENTI DELL’ORGANISMO

9.1.

Fermo tutto quanto stabilito dalle altre norme del presente Regolamento, ai Componenti dell’Organismo si applicano i seguenti ulteriori obblighi:

i. assicurare la massima riservatezza in ordine alle notizie e informazioni acquisite nell’esercizio delle proprie funzioni;

ii. astenersi dal ricercare e, comunque, utilizzare informazioni riservate per scopi non conformi alle proprie mansioni ai sensi del Codice di condotta;

iii. svolgere i propri compiti con onestà, obiettività e diligenza;

iv. non accettare doni o vantaggi di altra natura, per sé o per propri parenti, coniugi o affini entro il terzo grado, da parte o per conto di ANCIC o di un qualsiasi Fornitore aderente;

v. evitare qualsiasi condotta che possa direttamente o indirettamente ledere il prestigio e la professionalità dell’Organismo o di ANCIC;

vi. evidenziare direttamente al Consiglio Direttivo eventuali cause che rendano impossibile o difficoltoso l’esercizio delle proprie funzioni di controllo.

10. GESTIONE DEI RECLAMI

10.1.

Fatto salvo il diritto degli interessati di presentare reclamo al Garante o ricorso all’autorità giudiziaria ai sensi degli Articoli 77 e 79 del GDPR e degli Articoli 140-bis e ss. del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali, come novellato dal D.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 recante ‘Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679’, ogni interessato i cui dati personali siano trattati da un Fornitore aderente per finalità di informazione commerciale, così come ogni organismo, organizzazione o associazione rappresentativa o comunque attiva nel settore della protezione dei dati personali, può proporre reclamo all’Odm relativamente a violazioni del Codice di condotta.

10.2.

Il reclamo deve essere presentato mediante invio all’OdM, ad uno degli indirizzi di posta elettronica o cartacea pubblicati in apposita sezione del sito web dell’Organismo, www.odminformazionicommerciali.it, di specifica istanza scritta contenente una breve descrizione dei fatti e del pregiudizio lamentato.

10.3.

La presentazione di un reclamo al Garante preclude l’avvio, o determina l’improcedibilità, qualsiasi sia lo stato di svolgimento, di una procedura avente il medesimo oggetto o comunque attinente alle medesime questioni dinanzi all’OdM.

10.4.

Entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento del reclamo, l’OdM deve darne notizia al Fornitore aderente coinvolto, affinché quest’ultimo possa, entro i successivi trenta giorni lavorativi, presentare le proprie memorie e fornire i necessari chiarimenti. Garantendo la pienezza del contraddittorio in ogni fase della procedura, qualora gli elementi acquisiti durante tale fase già consentano di definire la controversia, l’Organismo deve adottare la propria decisione entro quarantacinque giorni lavorativi dalla data di deposito delle memorie da parte del Fornitore aderente. Diversamente, l’OdM può richiedere, sia all’interessato o all’organismo, organizzazione o associazione che ha presentato il reclamo, che al Fornitore aderente coinvolto, ulteriori precisazioni, l’acquisizione di documenti o lo svolgimento di audizioni, raccogliendo in ogni caso tutti gli elementi ritenuti necessari alla definizione del reclamo.

10.5.

All’esito della procedura sopra descritta, l’OdM può stabilire di applicare al Fornitore aderente, in dipendenza della gravità della violazione eventualmente riscontrata, una o più delle misure di cui al precedente Articolo 8.10. Ad ogni modo, entro novanta giorni lavorativi dalla data di presentazione del reclamo, l’Organismo deve trasmettere all’interessato o altro soggetto reclamante la decisione assunta, adeguatamente motivata, soprattutto riguardo all’eventuale applicazione delle misure sopra richiamate, fermo quanto stabilito all’Articolo 8.11.

10.6.

L’Odm deve istituire e tenere costantemente aggiornato un registro, a cui il Garante può accedere in qualsiasi momento, in cui annotare il dettaglio di tutti i reclami ricevuti e le decisioni adottate, anche in riferimento alle misure correttive o sanzionatorie eventualmente applicate.

10.7.

Previo oscuramento dei dati personali eventualmente presenti, le decisioni adottate dall’OdM all’esito della definizione di procedure di reclamo devono essere pubblicate, anche in forma sintetica, in apposita sezione del sito web dell’Organismo, qualora dalle stesse sia derivata l’applicazione nei confronti del Fornitore aderente di misure di sospensione temporanea o di revoca dell’adesione al Codice di condotta. In ipotesi di pubblicazione di informazioni di sintesi, le stesse devono comprendere almeno i dati necessari ad identificare le violazioni riscontrate, il numero e l’oggetto dei reclami ricevuti, la natura delle misure applicate ai sensi dell’Articolo 10.5 e i Fornitori aderenti destinatari delle stesse.

10.8.

Alla scadenza di ogni semestre, l’OdM deve inviare al Garante, oltre che al Consiglio Direttivo di ANCIC, un resoconto riassuntivo dei controlli e delle verifiche effettuate, delle procedure di reclamo definite e delle misure eventualmente adottate ai sensi degli Articoli 8.10 e 10.5 del presente Regolamento.

11. RIESAME DEL CODICE DI CONDOTTA

11.1.

Su richiesta specifica del Consiglio Direttivo di ANCIC, o autonomamente, anche alla luce delle informazioni contenute delle relazioni semestrali di cui all’Articolo 10.8 o di altre circostanze che l’Organismo ritenga di volta in volta rilevanti, quest’ultimo può avanzare ad ANCIC, per mezzo di apposite note scritte, proposte di riesame del funzionamento del Codice di condotta, soprattutto al fine di garantire il suo continuo aggiornamento e adeguamento alle evoluzioni normative e agli sviluppi tecnologici in grado di incidere sul trattamento dei dati personali da parte dei Fornitori aderenti.

11.2.

Fermo quanto sopra, l’OdM deve comunque inviare al Consiglio Direttivo, su base almeno annuale, una relazione generale sul funzionamento del Codice di condotta e su eventuali proposte di revisione dello stesso. Tale relazione sarà messa a disposizione dell’Autorità, se richiesto.

11.3.

Sulla base delle evidenze illustrate dall’Organismo nelle note o nelle relazioni sopra descritte, il Consiglio Direttivo può, sentiti i Fornitori aderenti eventualmente non associati ad ANCIC ed ottenuto il voto favorevole dell’Assemblea, sottoporre le proposte avanzate all’approvazione del Garante ai sensi dell’Articolo 40, comma 5 e ss., del GDPR.